E-Mail-Archivierung - File-Archivierung - Dokumentenmanagement

Die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) per Gesetz gelten schon seit dem 1. Januar 2002.
Sämtliche steuerlich relevanten und digital erzeugten Unternehmensdaten sind hierin inbegriffen - und eben auch steuerrelevante E-Mails.
Finanzrechtliche sowie Handelsrechtliche Dokumente, die per E-Mail versandt werden (Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Angebote etc.) sind hierin enthalten und somit Archivierunspflichtig.

In dieser gesetzlich grundierten Verpflichtung werden Unternehmen zur lückenlosen Datenvorhaltung und Speicherung von E-Mails samt deren Anhängen, die zudem schnell recherchierbar sein müssen, verpflichtet.

Viele Unternehmen haben zudem keine klare Regeln für ihre Mitarbeiter etwa in Betriebsvereinbarungen oder sonstigen arbeitsvertraglichen Festschreibungen formuliert, geschweige denn, dass sie die gesetzlichen Vorgaben mit IT-Mitteln umgesetzt hätten. Deutsche Unternehmen befinden sich in Sachen E-Mail-Archivierung also in einem juristischen Blindflug.

E-Mails müssen per Definition:

1.    Manipulierfrei abgelegt
1.1. in einem geregelten Verfahren löschbar / einsehbar sein
2.    WORM (Write once, read many) gespeichert
2.1. Signiert
3.    Kryptographiert
4.    Archiviert für Zeiträume von 6-16 Jahren
5.    Archiviert im Dateiformat ASCII
6.    Volltextindiziert inkl. Anhänge
7.    Z1, Z2, Z3 – Zugriffsmöglichkeit (Wirtschaftsprüfung)

Neben geschäftsrelevanten E-Mails gelten Archivierungspflichten auch für Dateien eines Geschäftsvorgangs. Intelligente, Revisionssichere File-Archivierung gehört ebensfalls in den Archivprozess eines Unternehmens, komplettiert durch den Einsatz eines DMS-Systems, um ein effizientes Management und Wiederauffinden der Daten / E-Mails zu erreichen und Compliance-Vorgaben zu erfüllen.

Die Betrachtung der Migrationszyklen der Daten darf auf keinen Fall ausser Acht gelassen werden. Eine Problemlose Storagemigration ohne Datenverlust muss gewährleistet werden.

In erfolgreichen Projekten erarbeiten wir für unsere Kunden Revisionssichere Archivierunsmodelle, die den Workflow intelligent abbilden, die Datensicherheit erhöhen, die Backupzyklen verkürzen können und somit den Lebenszyklus einer Datei optimal abbilden.

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